わかりやすい操作マニュアルを作成するコツとは？
2021.06.01
マニュアル制作操作手順をまとめたけれど活用されていない、わかりやすく改善する方法がわからない…
このようなお悩みはありませんか？
この記事では、わかりやすい操作マニュアルの作成のコツをご紹介します。
操作マニュアルとは
マニュアルには、業務マニュアル、運用マニュアルなど、様々な名称のものがあります。
まずは、操作マニュアルの定義を確認しましょう。
- 操作マニュアルとは
- 操作マニュアルは、機械やシステムの操作方法や使い方を説明するためのドキュメントです。
マニュアルの使用者は、操作手順を確認したい時や、トラブル時の対処方法を知りたい時に、操作マニュアルを参照します。 - 業務マニュアル・運用マニュアルとの違い
- 業務マニュアルや運用マニュアルには、特定の操作対象物がありません。
一方、操作マニュアルには、機械やシステムなど特定の操作対象物があります。
操作マニュアルに記載すべき情報
操作マニュアルの役割は、使用者が正しく操作を完了できることです。
そのため、次の順で情報を記載することで、使用者の理解を助けることができます。
- 作業における操作の目的
- 手順の説明の前に操作の目的を記載することで、使用者は、その操作を自分が行うべきかどうかを判断できます。
- 操作の手順
- 操作する側の立場に立って説明を組み立てます。
- 操作の結果
- 「その操作を行うとどのようなことが起こるか」という結果まで記載することで、 マニュアルの使用者は結果をイメージしながら操作を行うことができます。
操作マニュアルの作り方
操作マニュアルの作り方を簡単に紹介します。
- マニュアルを作成する操作を決める
- 使用者にとって説明が必要な操作がどれかを確認します。
- 操作手順を洗い出す
- 1つ1つの操作を箇条書きで洗い出し、操作の流れを整理します。
2つの操作を1文に含めてしまうと、文章が複雑になり、操作を誤る可能性があるため気を付けましょう。 - マニュアルを作成する
- ・操作手順は、操作の順番を見間違えないよう工夫しましょう。
（例）手順に数字で番号を振る、行間の余白を十分に取る等
・写真や画像を添えると、視覚的に分かりやすくなります。
・紙面でマニュアルを提供する場合は、マニュアルを読みながら操作することを考慮して、紙面のサイズを決めましょう。 - （参考）
- ページ数が多くなる場合は、先に目次とテンプレートをしっかり決めます。
目次は、すぐに目的の操作を探せるように、階層やタイトルを工夫しましょう。
わかりやすい操作マニュアルを作成しよう！
わかりやすい操作マニュアルは、使用者の負担を減らすだけでなく、問い合わせを減らす効果もあります。
現在使用している操作マニュアルが活用できていない、 自社内でマニュアルを作成できる工数が足りないなどのお悩みはありませんか？
CIJでは操作マニュアルの制作や、既存のマニュアルの改善を行っています。
操作マニュアルでお困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。