わかりやすいマニュアルとは

わかりやすいマニュアルとは、どのようなマニュアルでしょうか？

わかりやすいマニュアルの要件（例）

• ・

  初めてマニュアルを読む人でも理解ができる

• ・

  難しい言葉が多用されておらず、わかりやすい表現で紹介されている

• ・

  悩んだ時、つまずいた時に手順や回答が確認しやすい

さらに、わかりやすいマニュアルは、内容を正確に伝えるだけでなく、 作業者の理解や認識を揃えることができ、業務品質の均一化にもつながります。

マニュアル作成のコツ

わかりやすいマニュアルを作成するコツを一部ご紹介します。

マニュアルの適応範囲を決める

誰に向けたマニュアルか（初心者・中級者・上級者等）、 業務範囲はどこまでかを決めて作成します。
マニュアルの読み手（ターゲット）が異なる場合は、 マニュアルを分けて作成すると必要な情報が絞られ、情報が探しやすくなります。

明確な方針・判断を提示する

マニュアルは、現状の動きを確認する際や、悩みがある際に活用されます。
読み手がマニュアルを読んで更に迷うことがないように、「〇〇の場合△△を行う」など、明確な行動を示します。
具体的な行動をマニュアルに記載することで、読み手を動かすことができます。

マニュアルのデザインは見やすさを意識して作成する

・色を使い過ぎて見にくくならないように注意します。
・文章だけでは伝わりにくい箇所は図や写真、イラストを入れて補足します。
・余白を活用します。

行間の余白を十分に取ることで文章を目で追いやすくなります。
段落ごとに余白を設けることで、情報の区切りが読み手に伝わりやすくなります。

わかりやすいマニュアルの作成例

わかりやすいマニュアルの作成例をご紹介します。

• ・

  どのような場合に必要な作業なのか（「〇〇の場合」）が明記されている（①）

• ・

  作業の手順に沿って紹介されている（②）

• ・

  使用する端末がイラストで示されており視覚的にわかりやすい（③）

• ・

  「必須」、「必要に応じて」など作業の重要度が提示されている（④）

• ・

  色数が抑えられ余白もとってあり見やすい

わかりやすいマニュアルを作成しよう！

上記のコツを押さえて分かりやすいマニュアルを作成していきましょう。

CIJでは、既存マニュアルの改訂・改善や、ドキュメント全般のコンサルティングを行っています。
作成したマニュアルをわかりやすく改善したいなど、お困りのことがございましたらご相談ください。

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